e-Factura și facturarea pentru începători: ghid complet
Dacă tocmai ai deschis un PFA, un SRL sau orice altă formă de activitate independentă, unul dintre primele lucruri pe care trebuie să le înțelegi este facturarea. O factură este un document oficial prin care atești că ai livrat un produs sau un serviciu și că soliciți plata pentru el.
Nu e doar o formalitate — fără factură, tranzacția nu există în ochii ANAF.
Ce este o factură și de ce contează
O factură trebuie să conțină câteva elemente obligatorii: numărul și data emiterii, datele tale (furnizor) și ale clientului (denumire, CUI/CNP, adresă), descrierea bunului sau serviciului, cantitatea, prețul unitar, valoarea totală și, dacă ești plătitor de TVA, cota și valoarea TVA.
Plătitor sau neplătitor de TVA?
Regula de bază: dacă cifra ta de afaceri anuală depășește 300.000 lei, ești obligat să te înregistrezi ca plătitor de TVA (cotele și pragurile se pot modifica — verifică legislația în vigoare). Sub acest prag, poți opta să rămâi neplătitor.
- Neplătitor de TVA: emiti factură fără TVA, mai simplu de administrat, potrivit la început.
- Plătitor de TVA: adaugi TVA (cota standard este 19%) la prețul tău, o colectezi de la client și o virezi la stat. Dar poți și deduce TVA-ul pe care îl plătești tu pentru cheltuieli de afaceri.
Exemplu practic: Prestezi un serviciu de design grafic. Prețul tău este 1.000 lei. Dacă ești neplătitor de TVA, clientul plătește 1.000 lei. Dacă ești plătitor de TVA, clientul plătește 1.000 lei + 190 lei TVA = 1.190 lei, iar tu virezi cei 190 lei la ANAF.
Ce este e-Factura și cine este obligat să o folosească
e-Factura este sistemul național de facturare electronică implementat de ANAF, prin care facturile sunt transmise și validate printr-o platformă digitală securizată, înainte de a fi comunicate clientului.
Practic, nu mai trimiți direct o factură PDF pe email — o încarci mai întâi în sistemul ANAF, care îi atribuie un număr unic și o validează.
Sistemul funcționează prin platforma SPV (Spațiul Privat Virtual), accesibil pe site-ul ANAF. Facturile se transmit în format XML, conform standardului european EN 16931.
Cine este obligat
- Din ianuarie 2024, toate companiile din România care emit facturi către alte firme (indiferent de mărime) sunt obligate să utilizeze e-Factura.
- Obligația există încă din 2022 pentru tranzacțiile cu instituțiile publice.
- Deocamdată, facturarea către persoane fizice nu este obligatorie prin e-Factura, dar situația poate evolua legislativ.
Cum funcționează e-Factura pas cu pas
- Creezi factura în software-ul tău de facturare (sau manual în format XML conform standardului ANAF).
- O încarci în SPV — Spațiul Privat Virtual de pe anaf.ro, folosind certificatul digital sau cardul de identitate electronic.
- ANAF validează factura în maxim 5 zile lucrătoare. Dacă e corectă, primești un fișier semnat digital (cu sigiliu ANAF).
- Trimiți factura validată clientului tău. Doar aceasta are valoare legală.
- Clientul o descarcă din SPV sau de la tine și o înregistrează în contabilitate.
Termen important: Factura trebuie transmisă în e-Factura în termen de 5 zile calendaristice de la data emiterii (dar nu mai târziu de a 5-a zi din luna următoare celei în care intervine faptul generator, pentru plătitorii de TVA).
Ce softuri pot folosi
Vestea bună este că nu trebuie să creezi XML-uri manual. Există mai multe soluții disponibile pe piața românească:
- Facturis Online, SmartBill, oblio.ro — generează automat XML-ul și îl transmit în SPV direct din interfața lor.
- Saga, WinMentor — soluții contabile mai complexe, folosite de firme cu activitate mai mare.
- Aplicația gratuită ANAF — disponibilă pe anaf.ro, potrivită pentru volume mici de facturi.
Prețurile pentru soluțiile de facturare online pornesc de la circa 30–80 lei/lună pentru pachete de bază, accesibile și pentru un PFA la început de drum.
Greșeli frecvente la facturare
- Facturile trebuie numerotate secvențial (1, 2, 3...). Nu poți sări numere sau repeta același număr.
- Verifică întotdeauna CUI-ul pe site-ul ANAF înainte de a emite factura.
- Amenzile pot ajunge la 1.000–10.000 lei per factură netransmisă la timp.
- O factură PDF trimisă direct, fără a trece prin e-Factura, nu are valoare legală în relațiile B2B.
Pe scurt
- Factura este documentul oficial al oricărei tranzacții comerciale — fără ea, vânzarea nu există fiscal.
- Dacă vinzi altor firme, ești obligat să folosești sistemul e-Factura ANAF din 2024.
- Procesul: creezi factura → o încarci în SPV → ANAF o validează → o trimiți clientului.
- Termenul de transmitere este de 5 zile calendaristice de la emitere.
- Există softuri accesibile (30–80 lei/lună) care automatizează tot procesul.
- Verifică mereu CUI-ul clientului și numerotează facturile corect.
- Dacă depășești 300.000 lei cifră de afaceri, te înregistrezi obligatoriu ca plătitor de TVA (verifică legislația în vigoare).