Educație · 🧾 Taxe & ANAF · 11 min citire · Actualizat 19 iun. 2026

Registrul de casă și obligațiile ANAF: ce notezi și ce riști în 2026

Când vine vorba de registrul de casă, ANAF, obligații și control fiscal, mulți antreprenori descoperă pe pielea lor că un document considerat „birocratic” poate genera amenzi de mii de lei și, în cazuri grave, suspendarea activității. Dacă ții bani cash în firmă — fie că ești PFA, SRL sau microîntreprindere — registrul de casă nu este o opțiune, ci o obligație legală strictă, reglementată de OMFP 2634/2015 și de legislația privind disciplina financiară pentru încasări și plăți în numerar.

În acest ghid complet afli exact ce tranzacții intră în registrul de casă, în ce moment trebuie completat fiecare rând, ce este obligatoriu față de facultativ și — cel mai important — ce te costă o amendă pentru registru de casă greșit sau neținut la zi. Vei vedea ce verifică un control ANAF la registrul de casă, vei avea un model de registru de casă complet și scenarii reale de contravenție cu sume concrete în lei, valabile pentru România în 2026.

Vestea bună: registrul de casă este unul dintre cele mai simple documente contabile, odată ce înțelegi logica lui. Vestea proastă: tocmai pentru că pare banal, este una dintre primele ținte ale inspectorilor fiscali, fiindcă erorile aici „deschid ușa” către presupunerea de venituri nedeclarate. Hai să-l stăpânești complet.

Ce este, de fapt, registrul de casă

Registrul de casă este documentul în care înregistrezi, zilnic și în ordine cronologică, toate încasările și plățile efectuate în numerar (cash) prin casieria firmei. Practic, este „extrasul de cont” al banilor lichizi: arată câți bani ai avut la început de zi, cât ai încasat, cât ai plătit și cât ți-a rămas la final de zi.

Soldul de la finalul unei zile devine automat soldul de început al zilei următoare. Acest lanț neîntrerupt este esența documentului — orice ruptură în el este primul lucru pe care îl caută inspectorul.

Atenție la o confuzie frecventă: registrul de casă se ține separat pentru fiecare monedă. Dacă încasezi și în lei, și în euro, ai nevoie de două registre de casă distincte (unul în lei, unul în valută). Nu amesteci niciodată sume în monede diferite în același registru.

Cine este obligat să țină registru de casă

Regula este simplă: orice entitate care folosește numerar pentru încasări sau plăți este obligată să țină registru de casă. Asta include:

• SRL-uri și microîntreprinderi care au casierie (orice operațiune cash);
• PFA, II, IF în sistem real, care încasează sau plătesc cash;
• ONG-uri, asociații, fundații cu operațiuni în numerar.

Excepție practică: un PFA în sistem de normă de venit care nu lucrează deloc cu numerar (toate încasările și plățile prin bancă) nu are operațiuni de casierie de înregistrat. Dar în clipa în care apare prima încasare cash, obligația se naște. În practică, este aproape imposibil să nu ai niciun leu cash (un bon de benzină plătit din casierie, o încasare măruntă), așa că recomandarea fermă este: dacă ai casierie, ține registru, fie și „pe zero”.

Ce tranzacții intră în registrul de casă (și ce NU intră)

Aceasta este întrebarea-cheie. Regula de aur: în registrul de casă intră EXCLUSIV mișcările de numerar fizic prin casierie. Nimic altceva.

INTRĂ în registrul de casă

• Încasări în numerar de la clienți (cu factură sau bon fiscal);
• Depuneri de numerar din casierie la bancă (ies din casă) — pe baza foii de vărsământ;
• Ridicări de numerar de la bancă în casierie (intră în casă) — pe baza chitanței/extrasului;
• Plăți în numerar către furnizori (pe bază de chitanță sau bon fiscal);
• Avansuri de trezorerie acordate angajaților (ies) și restul nejustificat returnat (intră);
• Aport în numerar al asociatului în casierie și restituirea acestuia;
• Plata diurnei sau a unor decontări făcute cash;
• Dividende plătite în numerar către asociați (în limita legală).

NU intră în registrul de casă

• Plăți și încasări prin bancă / card — acestea merg în jurnalul de bancă, nu în registrul de casă;
• Plăți cu cardul de firmă direct la furnizor (nu trec prin casierie fizică);
• Operațiuni de tip „transfer” care nu implică numerar real;
• Compensări de creanțe/datorii (nu mișcă bani fizici).

Capcană frecventă: ridicarea de numerar de la bancă și depunerea de numerar la bancă SE înregistrează în registrul de casă, pentru că numerarul chiar intră sau iese fizic din casierie. Mulți le omit, crezând că „sunt operațiuni bancare” — eroare clasică ce rupe soldul.

Ce trebuie să notezi pe fiecare rând: structura registrului

Conform OMFP 2634/2015, registrul de casă are un format standard. Pe fiecare rând trebuie să apară:

• Data operațiunii;
• Numărul și felul documentului justificativ (chitanță nr. X, bon fiscal nr. Y, foaie de vărsământ, dispoziție de plată/încasare);
• Explicația operațiunii (de la cine / către cine, ce reprezintă);
• Suma încasată (coloana „intrări”);
• Suma plătită (coloana „ieșiri”);
• Soldul rezultat după operațiune.

În antetul filei: denumirea firmei, CUI-ul, ziua/luna/anul și soldul de început (report din ziua precedentă).

Model de registru de casă complet — exemplu numeric

Să presupunem că pe 12 ianuarie 2026 firma ABC SRL pornește ziua cu un sold de casă de 800 lei. Iată cum arată completarea corectă:

• Sold inițial: 800,00 lei
• Chitanța nr. 045 — încasare client Popescu, factura 1023: intrări +1.500,00 lei → sold 2.300,00 lei;
• Bon fiscal nr. 12 — plată motorină (decont): ieșiri −350,00 lei → sold 1.950,00 lei;
• Chitanță nr. 046 — încasare client Ionescu: intrări +600,00 lei → sold 2.550,00 lei;
• Foaie de vărsământ nr. 7 — depunere numerar la bancă: ieșiri −2.000,00 lei → sold 550,00 lei.

Total intrări zi: 2.100 lei. Total ieșiri zi: 2.350 lei. Sold final: 550,00 lei. Acest 550 lei devine soldul de început al zilei de 13 ianuarie. Verificarea aritmetică: 800 + 2.100 − 2.350 = 550. Dacă această egalitate nu „pică”, ai o eroare.

Momentul completării: regula care prinde cei mai mulți

Registrul de casă se completează zilnic, în ordinea efectuării operațiunilor, fără ștersături și fără spații goale. Aceasta este o cerință legală, nu o recomandare. „Zilnic” înseamnă: în ziua în care a avut loc operațiunea, nu la sfârșit de lună „din memorie”.

Două reguli stricte:

• Soldul de casă nu poate fi niciodată negativ. Nu poți plăti din casierie mai mult decât ai. Un sold negativ înseamnă fie o încasare neînregistrată (suspiciune de venit la negru), fie o plată fictivă. Este steagul roșu numărul unu pentru ANAF.
• Fără corecturi cu pastă, fără rânduri tăiate haotic. O eroare se corectează prin tăiere cu o linie, astfel încât textul greșit să rămână lizibil, cu semnătura persoanei care corectează — nu prin rescriere peste.

Dacă ții registrul electronic (în Excel sau program de contabilitate), el trebuie listat și semnat periodic (cel puțin lunar), pentru a constitui document justificativ. Un fișier Excel needitat și nelistat nu are valoare probatorie deplină în fața inspecției.

Obligatoriu vs. facultativ: ce contează cu adevărat

Strict obligatoriu

• Înregistrarea tuturor operațiunilor cash, fără excepție;
• Continuitatea soldului (sold final = sold inițial ziua următoare);
• Documentul justificativ pentru fiecare rând (nicio sumă „fără hârtie”);
• Completarea cronologică, zilnică;
• Sold nenegativ permanent.

Facultativ / la alegere

• Forma: hârtie (registru tipizat) sau electronică (Excel/soft listat) — ambele sunt valabile;
• Numerotarea filelor: utilă, dar funcția principală e cronologia, nu numerotarea preimprimată (registrul de casă nu mai necesită înregistrare/șnuruire la ANAF de ani buni);
• Coloane suplimentare (TVA, centru de cost): permise, dar nu impuse.

Plafoane de numerar 2026: legătura directă cu registrul

Registrul de casă nu trăiește izolat — el reflectă respectarea plafoanelor de numerar impuse de Legea 70/2015 (modificată semnificativ în 2023 prin Legea 296). Inspectorul citește registrul tocmai ca să vadă dacă ai depășit aceste limite. Repere esențiale 2026:

• Încasări în numerar de la persoane juridice: maximum 5.000 lei/zi de la o singură persoană;
• Plăți în numerar către persoane juridice: maximum 5.000 lei/zi către o singură persoană, cu plafon total de 10.000 lei/zi pe ansamblu;
• Încasări/plăți față de persoane fizice: maximum 10.000 lei/zi per persoană;
• Soldul de casă la final de zi: limitat la 50.000 lei; ce depășește trebuie depus la bancă în ziua următoare (cu excepții pentru câteva zile, de ex. plata salariilor).

Fragmentarea unei tranzacții pentru a evita plafonul (ex. două chitanțe de 4.000 lei în aceeași zi către același furnizor în loc de una de 8.000) este expres interzisă și sancționabilă. Registrul de casă este exact locul unde inspectorul „prinde” fragmentarea.

Control ANAF la registrul de casă: ce verifică, pas cu pas

În cadrul unei inspecții, controlul registrului de casă urmează un tipar previzibil. Inspectorul:

• Verifică continuitatea soldului — caută zile lipsă, salturi de sold, sold negativ;
• Confruntă soldul scriptic cu numerarul real din casierie (inventar de casă faptic): banii din sertar trebuie să fie EXACT cât arată registrul în acel moment;
• Leagă fiecare rând de documentul justificativ — o încasare fără chitanță = venit nejustificat;
• Caută încasări neînregistrate comparând bonurile fiscale (casa de marcat) cu registrul;
• Verifică respectarea plafoanelor de numerar și a soldului maxim de 50.000 lei;
• Compară registrul cu jurnalul de bancă: orice depunere/ridicare trebuie să se regăsească simetric în ambele.

Cea mai periculoasă neconcordanță: plus de casă (bani fizici mai mulți decât arată registrul). Pentru ANAF, plusul de casă = venit încasat și neînregistrat, deci venit nedeclarat, cu consecințe pe TVA și impozit. Minusul de casă, în schimb, sugerează o plată fictivă sau bani luați nejustificat de asociat.

Scenarii de contravenție cu amenzi concrete

Acum partea care doare. Iată ce riști, cu temei legal și sume reale:

Scenariul 1 — Registru neținut sau neactualizat

Neconducerea la zi a evidenței contabile (inclusiv registrul de casă) se sancționează în baza Legii contabilității 82/1991 cu amendă între 300 și 4.000 lei (sume care pot fi mai mari în funcție de încadrare). Dacă lipsa documentelor împiedică stabilirea obligațiilor fiscale, situația se agravează către estimarea bazei impozabile de către inspector — adică ANAF îți calculează venitul „cum crede el”, în defavoarea ta.

Scenariul 2 — Depășirea plafonului de numerar

Conform Legii 70/2015, depășirea plafoanelor de încasări/plăți cash se sancționează cu amendă de 10% din suma care depășește plafonul, dar nu mai puțin de 100 lei. Exemplu: ai plătit cash 9.000 lei unui furnizor persoană juridică (plafon 5.000 lei/zi). Depășirea e 4.000 lei → amendă 10% × 4.000 = 400 lei. Sancțiunea se aplică, în general, ambelor părți ale tranzacției.

Scenariul 3 — Sold de casă peste 50.000 lei nedepus

Atenție, aici sancțiunea este mai aspră decât pentru depășirea plafoanelor de tranzacție: menținerea unui sold de casă peste plafonul de 50.000 lei se sancționează cu 25% din suma care depășește plafonul, dar nu mai puțin de 500 lei. Dacă închizi ziua cu 75.000 lei în casă fără justificare, depășirea de 25.000 lei aduce o amendă de 6.250 lei (25% × 25.000). Mai mult, amenda poate fi stabilită pentru fiecare zi în care soldul a rămas peste plafon, așa că o depășire ținută o săptămână întreagă se poate multiplica dramatic.

Scenariul 4 — Plus de casă descoperit la inventar

Un plus de casă de, să zicem, 3.000 lei fără explicație este tratat ca încasare nedeclarată. Consecințele depășesc amenda contravențională: se recalculează venitul, se adaugă TVA aferentă (dacă firma e plătitoare) și impozit, plus dobânzi și penalități: dobândă 0,02%/zi (~7,3%/an) și penalitate de întârziere 0,01%/zi (~3,65%/an), calculate pentru fiecare zi de la scadență. În plus, pentru sume nedeclarate intervine și penalitatea de nedeclarare de 0,08%/zi din diferența stabilită de inspector — exact tiparul unui plus de casă reclasificat ca venit ascuns. Pe sume mari și ani vechi, totalul accesoriilor poate depăși cu mult suma inițială.

Scenariul 5 — Documente justificative lipsă

Operațiuni înregistrate fără document justificativ sau, invers, sume cash fără înregistrare, intră sub incidența sancțiunilor pentru evidență contabilă defectuoasă (Legea 82/1991), cu amendă 300–4.000 lei, și pot declanșa o inspecție extinsă.

Greșeli frecvente de evitat

• Sold negativ — ai „plătit” mai mult decât aveai în casă. Steag roșu absolut.
• Omiterea depunerilor/ridicărilor de la bancă — rupe soldul și creează neconcordanțe cu extrasul.
• Completare „o dată pe lună din memorie” — pierzi cronologia și documente justificative.
• Amestecul valutelor în același registru.
• Fragmentarea plăților pentru a evita plafonul — vizibilă imediat în registru.
• Sold de casă umflat artificial peste 50.000 lei pentru a „ascunde” lipsa de lichiditate reală.
• Avansuri de trezorerie nejustificate luni de zile — ANAF le poate reclasifica drept venituri impozabile ale persoanei.
• Registru electronic nelistat și nesemnat — fără valoare probatorie deplină.

Checklist practic: pași de acțiune

• Stabilește forma: hârtie tipizată sau electronic (Excel/soft). Dacă electronic, programează listarea și semnarea lunară.
• Înregistrează în aceeași zi fiecare încasare și plată cash, în ordine cronologică.
• Atașează documentul justificativ la fiecare rând (chitanță, bon, foaie de vărsământ).
• Verifică zilnic egalitatea: sold inițial + intrări − ieșiri = sold final.
• Confruntă lunar soldul scriptic cu numerarul real din casierie (mini-inventar).
• Respectă plafoanele: 5.000 lei/zi între persoane juridice, 10.000 lei total plăți cash/zi, 10.000 lei cu persoane fizice, sold maxim 50.000 lei.
• Depune surplusul la bancă în ziua următoare dacă soldul depășește 50.000 lei.
• Reconciliază depunerile/ridicările de numerar cu extrasul bancar.
• Nu lăsa avansuri de trezorerie nejustificate să se acumuleze; cere deconturi la timp.
• Păstrează registrul minimum 5 ani (termenul general de prescripție fiscală), recomandat 10 ani pentru siguranță.

Registrul de casă bine ținut nu este doar o protecție împotriva amenzilor — este oglinda sănătății financiare reale a firmei tale. Când soldul „pică” la fix în fiecare zi și fiecare leu are document, un control ANAF la registrul de casă devine o formalitate de câteva minute, nu un coșmar. Disciplina de aici se transferă în toată contabilitatea: ordine la casierie înseamnă, aproape întotdeauna, ordine în toată afacerea.

← Toate articolele