e-Factura și facturarea pentru începători: ghid complet
Dacă tocmai ai deschis un PFA, un SRL sau orice altă formă de activitate independentă, unul dintre primele lucruri pe care trebuie să le înțelegi este facturarea. O factură este un document oficial prin care atești că ai livrat un produs sau un serviciu și că soliciți plata pentru el.
Nu e doar o formalitate — fără factură, tranzacția nu există în ochii ANAF.
Ce este o factură și de ce contează
O factură trebuie să conțină câteva elemente obligatorii: numărul și data emiterii, datele tale (furnizor) și ale clientului (denumire, CUI/CNP, adresă), descrierea bunului sau serviciului, cantitatea, prețul unitar, valoarea totală și, dacă ești plătitor de TVA, cota și valoarea TVA.
Plătitor sau neplătitor de TVA?
Regula de bază: dacă cifra ta de afaceri anuală depășește 395.000 lei (plafonul valabil în 2026, majorat de la 300.000 lei), ești obligat să te înregistrezi ca plătitor de TVA. Sub acest prag, poți opta să rămâi neplătitor — dar te poți înregistra și voluntar dacă îți convine să deduci TVA-ul de la furnizori.
- Neplătitor de TVA: emiti factură fără TVA, mai simplu de administrat, potrivit la început.
- Plătitor de TVA: adaugi TVA (cota standard este 21% din 1 august 2025, cu cote reduse de 11% pentru anumite bunuri și servicii) la prețul tău, o colectezi de la client și o virezi la stat. Dar poți și deduce TVA-ul pe care îl plătești tu pentru cheltuieli de afaceri.
Exemplu practic: Prestezi un serviciu de design grafic. Prețul tău este 1.000 lei. Dacă ești neplătitor de TVA, clientul plătește 1.000 lei. Dacă ești plătitor de TVA, clientul plătește 1.000 lei + 210 lei TVA = 1.210 lei, iar tu virezi cei 210 lei la ANAF.
Ce este e-Factura și cine este obligat să o folosească
e-Factura este sistemul național de facturare electronică implementat de ANAF, prin care facturile sunt transmise și validate printr-o platformă digitală securizată, înainte de a fi comunicate clientului.
Practic, nu mai trimiți direct o factură PDF pe email — o încarci mai întâi în sistemul ANAF, care îi atribuie un număr unic și o validează.
Sistemul funcționează prin platforma SPV (Spațiul Privat Virtual), accesibil pe site-ul ANAF. Facturile se transmit în format XML, conform standardului european EN 16931.
Cine este obligat
- Din ianuarie 2024, toate companiile din România care emit facturi către alte firme (indiferent de mărime) sunt obligate să utilizeze e-Factura.
- Obligația există încă din 2022 pentru tranzacțiile cu instituțiile publice.
- Deocamdată, facturarea către persoane fizice nu este obligatorie prin e-Factura, dar situația poate evolua legislativ.
Cum funcționează e-Factura pas cu pas
- Creezi factura în software-ul tău de facturare (sau manual în format XML conform standardului ANAF).
- O încarci în SPV — Spațiul Privat Virtual de pe anaf.ro, folosind certificatul digital sau cardul de identitate electronic.
- ANAF validează factura în maxim 5 zile lucrătoare. Dacă e corectă, primești un fișier semnat digital (cu sigiliu ANAF).
- Trimiți factura validată clientului tău. Doar aceasta are valoare legală.
- Clientul o descarcă din SPV sau de la tine și o înregistrează în contabilitate.
Termen important: Factura trebuie transmisă în e-Factura în termen de 5 zile calendaristice de la data emiterii (dar nu mai târziu de a 5-a zi din luna următoare celei în care intervine faptul generator, pentru plătitorii de TVA).
Ce softuri pot folosi
Vestea bună este că nu trebuie să creezi XML-uri manual. Există mai multe soluții disponibile pe piața românească:
- Facturis Online, SmartBill, oblio.ro — generează automat XML-ul și îl transmit în SPV direct din interfața lor.
- Saga, WinMentor — soluții contabile mai complexe, folosite de firme cu activitate mai mare.
- Aplicația gratuită ANAF — disponibilă pe anaf.ro, potrivită pentru volume mici de facturi.
Prețurile pentru soluțiile de facturare online pornesc de la circa 30–80 lei/lună pentru pachete de bază, accesibile și pentru un PFA la început de drum.
Și facturile către persoane fizice? (B2C)
Din 1 ianuarie 2025, sistemul e-Factura a fost extins și la tranzacțiile B2C — adică facturile emise de firme către persoane fizice. Practic, dacă emiți o factură către un consumator (nu doar către o altă firmă), aceasta trebuie raportată în sistemul național RO e-Factura.
Pe scurt: facturile B2B (între firme) sunt obligatorii în e-Factura din ianuarie 2024, iar cele B2C (firmă către persoană fizică) din ianuarie 2025. Bonurile fiscale de la casa de marcat nu se confundă cu facturile — ele au regimul lor separat, dar pot fi sintetizate periodic în e-Factura.
Cât timp păstrezi facturile
Indiferent că ești PFA sau SRL, facturile emise și primite trebuie arhivate pe termen lung (regula uzuală este de minimum 5 ani, dar verifică ce prevede legislația contabilă pentru tipul tău de document). Atenție: în sistemul ANAF, fișierul XML validat rămâne disponibil pentru descărcare doar 60 de zile — după acest termen, responsabilitatea arhivării revine integral ție, deci descarcă-ți facturile la timp.
Greșeli frecvente la facturare
- Facturile trebuie numerotate secvențial (1, 2, 3...). Nu poți sări numere sau repeta același număr.
- Verifică întotdeauna CUI-ul pe site-ul ANAF înainte de a emite factura.
- Amenzile pot ajunge la 1.000–10.000 lei per factură netransmisă la timp.
- O factură PDF trimisă direct, fără a trece prin e-Factura, nu are valoare legală în relațiile B2B.
Pe scurt
- Factura este documentul oficial al oricărei tranzacții comerciale — fără ea, vânzarea nu există fiscal.
- Dacă vinzi altor firme, ești obligat să folosești sistemul e-Factura ANAF din 2024.
- Procesul: creezi factura → o încarci în SPV → ANAF o validează → o trimiți clientului.
- Termenul de transmitere este de 5 zile calendaristice de la emitere.
- Există softuri accesibile (30–80 lei/lună) care automatizează tot procesul.
- Verifică mereu CUI-ul clientului și numerotează facturile corect.
- Dacă depășești 395.000 lei cifră de afaceri (plafonul 2026), te înregistrezi obligatoriu ca plătitor de TVA, cu cota standard de 21%.